Bürokultur definieren und nachhaltig einführen!

Bürokultur gestalten heißt die Persönlichkeit des Unternehmens aktiv zu entwickeln

Die Persönlichkeit des Arbeitsplatzes, die Bürokultur, macht Sie und Ihr Unternehmen zu etwas Einzigartigem und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Daher sollten Sie die Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Unternehmenskultur nicht dem Zufall überlassen, sondern das Thema selbst in die Hand nehmen.

Natürlich gibt es auch in der Vorgehensweise, wie ein individueller und persönlicher Arbeitsplatz, eine Bürokultur definiert wird unterschiedliche Ansätze. Insbesondere unterscheiden sich die Ansätze darin, wie weit ein Unternehmen in der Entwicklung bereits fortgeschritten ist. Ein Start-Up, welches gerade am Anfang steht, hat andere Möglichkeiten, wie ein großes Unternehmen, dass bereits seit Jahrzenten am Markt existiert. Doch egal ob Start-Up oder Großunternehmen, eins ist entscheidend, das Unternehmen – also Sie, Sie müssen eine Vorstellung haben, wie die für Sie ideale und persönliche Bürokultur aussehen soll und welche Bürokultur Sie sich wünschen. Welche Werte, welche Führungskultur und welche Praktiken sind Ihnen wichtig?

Bürokultur definieren

Am besten schreiben Sie diese einmal auf. Stellen Sie sich Fragen und definieren Sie Ihre Wunschvorstellung der für Sie idealen Bürokultur. Wie fühlen Sie sich wohl an Ihrem Arbeitsplatz, in welchem Arbeitsumfeld wollen Sie arbeiten? Als Hilfe können Sie die nachfolgenden Punkte berücksichtigen bzw. die Fragen beantworten:

  1. Ziel: Was ist das Ziel meines Unternehmens?
  2. Vision: Welche Unternehmensvision habe ich?
  3. Mission: Welche Mission verfolge ich mit meinem Unternehmen?
  4. Werte: Welche Werte sind mir wichtig und liegen meiner Arbeit zugrunde? Fokussieren Sie sich auf 4-5 Kernwerte!
  5. Team: Welche Fähigkeiten, Einstellungen, Eigenschaften schätze ich bei meinen Mitarbeitern und Kollegen?
  6. Führung: Wie soll das Management aussehen? Welcher Führungsstil wünsche ich mir? Wie ist der Umgang mit Fehlern? Wie wird die Arbeit anerkannt?
  7. Methoden: Welche Methoden und Praktiken sind sinnvoll für mein Unternehmen? Dazu gehören Themen wie Onboarding, Arbeitszeitmodelle, Urlaub, Prämien, etc.
  8. Grundsätze: Welche Grundsätze, Regel und Vorschriften sind wichtig für mich und meine Unternehmensvorstellung? Gibt es Kernarbeitszeiten? Gibt es ein Dresscode? Clean Desk Policy?
  9. Arbeitsumfeld: Wie wünsch ich mir das Arbeitsumfeld? Soll es eher lässig und farbefroh sein? Oder mehr klassisch und schlicht?

Bei einem bereits etablierten Unternehmen, ohne bereits vordefinierte Bürokultur beziehungsweise einer Kultur die neu aufgesetzt oder geändert werden soll, können diese Punkte schon etwas komplizierter sein. Schließlich können bereits vorhandene Einstellungen, Werte und Tätigkeitsmuster bereits fest integriert sein und diese sich auch von Bereich zu Bereich unterscheiden. Hier ist es ratsam, einen möglichst gemeinsamen Nenner zu finden. Idealerweise werden die Mitarbeiter:innen und Teammitglieder:innen bei diesen Themen einbezogen. Führen Sie Umfragen zum Thema individuellem Arbeitsplatz durch. Wie zufrieden sind die Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz, holen Sie aktiv Feedback ein und beziehen Sie das Ergebnis mit ein bei der Definition der Bürokultur.

Bürokultur einführen

Die für Ihre Unternehmen passende, individuelle Bürokultur ist definiert. Dann gilt es diese Bürokultur auch im Unternehmen zu etablieren, für alle Mitarbeiter:innen sichtbar zu machen und mit Leben zu füllen.

#Team
Jeder im Unternehmen leistet seinen Beitrag zur Bürokultur. Daher ist es umso wichtiger, dass das Team und die Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielen. Fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl, veranstalten Sie Teamaktivitäten oder gestalten Sie Teamräume wie Aufenthalts- und Pausebereiche die zu Ihrer persönlichen Kultur passt. Zeigen Sie das jeder Teil des Teams ist mit seinem eigenen Verantwortungsbereich. Zeigen Sie Anerkennung und Wertschätzung. Denn nur gemeinsam entsteht eine starke, individuelle Bürokultur.

#Umgebung
Geben Sie die gewünschte Umgebung vor. Setzen Sie Zeichen, egal ob, durch sichtbare Poster auf denen Ihre Unternehmenswerte sichtbar gemacht werden, durch gewünschte Kommunikationskanäle und Tools wie z.B. Slack, Teams oder regelmäßige Meetings, die im Unternehmen eingesetzt und gelebt werden. Auch die Möblierung und die Gestaltung der Arbeitsplätze spielt eine entscheidende Rolle und gibt die gewünschte Bürokultur wieder. Sind die Arbeitsplätze offen gestaltet, gibt es Zonen, die die Mitarbeiterkommunikation fördern oder auch wie sieht die Unterstützung für die passende Home Office Lösung und Möblierung aus. Die Gestaltung der Bürokultur ist die individuelle und persönliche Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes – Ihres Unternehmens. Im Büro sowie im Home Office. Selbstverständlich muss dies Standortübergreifend passieren, vorausgesetzt Sie arbeiten Standortübergreifend.

#Vorbild
Seien Sie sich im klaren, dass Bürokultur kein Selbstläufer ist. Priorisieren Sie das Thema, leben Sie die Kultur im Unternehmen und seien sie ein Vorbild. Nach innen und außen. Wollen Sie eine offene und kommunikative Bürokultur, sollten nicht nur die Räumlichkeiten offen gestaltet sein, sondern auch Sie sollten offen für jegliche Kommunikation sein. Seien Sie aufmerksam und überwachen sie die Entwicklung und gegebenenfalls sind Anpassungen und Optimierungen vorzunehmen.

#Feedback
Wechselseitiges Feedback ist für mögliche Anpassungen und Optimierungen notwendig. Nur so lässt sich eine Bürokultur nachhaltig einführen und leben. Der Austausch und das Feedback zu einem funktionierenden Arbeitsplatz ist wichtig und muss auch von den Vorgesetzten und Mitarbeitern in Feedback-Gesprächen thematisiert werden.

#Flexibilität
Sind Anpassungen notwendig, ist es wichtig, dass das Unternehmen die notwendige Flexibilität hat, diese Anpassungen auch umzusetzen. Immer mit dem Blick auf die gewünschten und individuellen Werte, Ziele und Einstellungen.

#Rekrutieren
Eine gute Arbeitsumgebung und eine angenehme Arbeitsatmosphäre sind definitiv ein Garant für gute Leistungen und Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden. Darüber hinaus eilt der Ruf einer guten Bürokultur dem Unternehmen meist schon voraus und so werden sich neue Mitarbeiter:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit nur dann bewerben, wenn sie sich mit der Kultur, mit den Werten sowie mit dem Arbeitsplatz und der Arbeitsplatzumgebung identifizieren können. Ist eine hohe Eigeninitiative, selbständiges Arbeiten und ein innovative Arbeitsumgebung ein wichtiger Teil der Bürokultur, werden offen Büros und mobile Arbeitsplatzkonzepte im Unternehmen gelebt, werden sich Bewerber, die sich damit identifizieren wahrscheinlich eher bewerben als Bewerber, die einen klassischen Bürojob von früher festhalten.

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